SUMBER DOCUMENT YANG PERLU DISIMPAN

SUMBER DOCUMENT YANG PERLU DISIMPAN

Dari mana Sumber document boleh di dapati?

Apakah jenis rekod yang seharusnya disimpan?

Pada asasnya, anda perlu menyimpan rekod yang mencukupi untuk mengira pendapatan dan perbelanjaan untuk mengesahkan akaun. Rekod-rekod perniagaan yang biasa perlu disimpan adalah seperti berikut:

◆ Satu set buku-buku akaun yang lengkap bagi merekod semua transaksi perniagaan, penerimaan dan pembayaran

◆ Invois, baucer, resit dan dokumen yang berkenaan untuk mengesahkan jumlah-jumlah dalam buku-buku akaun Huraian mengenai rekod-rekod yang perlu disimpan adalah seperti berikut:

◆ Rekod Jualan 

      • Jualan meliputi:

      

      – Ambilan stok untuk kegunaan persendirian atau keluarga

     

      – Barang atau perkhidmatan yang diberi kepada orang lain secara pertukaran dengan barang     

         atau perkhidmatan mereka

◆ Resit

     

     • Jika perolehan kasar untuk setahun melebihi RM150,000 daripada jualan barang dagangan atau melebihi RM100,000 daripada pemberian perkhidmatan, resit yang dikeluarkan hendaklah mempunyai nombor bersiri.

     • Resit-resit untuk perbelanjaan kecil yang dilakukan mungkin sukar diperolehi. Bagi kes-kes sedemikian, rekod mengenai maklumat berikut perlu disimpan:

    – Tarikh perbelanjaan dilakukan

    – Amaun yang dibayar

    – Tujuan perbelanjaan dilakukan.

◆ Penyata Bank Penyata BankPenyata Bank

    • Semua penyata bank atau buku simpanan bagi akaun di mana wang dikreditkan atau dikeluarkan untuk tujuan perniagaan perlu disimpan.

    • Akaun yang berasingan untuk tujuan perniagaan dan tujuan persendirian harus digunakan. Jika akaun berasingan tidak digunakan untuk perniagaan atas apa jua alasan, rekod hendaklah disimpan bagi mengenalpasti transaksi untuk tujuan perniagaan.

◆ Stok Perdagangan Stok PerdaganganStok Perdagangan

   • Pada akhir tempoh perakaunan, pengiraan stok fizikal hendaklah dibuat bagi menentukan kuantiti dan kos stok dalam tangan atau kos kerja dalam kemajuan.

◆ Senarai Penghutang dan Pemiutang Senarai Penghutang dan PemiutangSenarai Penghutang dan Pemiutang

   • Rekod yang berasingan bagi penghutang dan pemiutang bukan perniagaan harus digunakan iaitu orang yang berhutang wang daripada individu atau individu itu berhutang wang daripada orang lain yang tidak berkaitan dengan perniagaan.

◆ Senarai aset dan liabiliti Senarai aset dan liabilitiSenarai aset dan liabiliti

   • Terdapat keadaan di mana aset dan liabiliti mungkin digunakan untuk tujuan perniagaan dan persendirian seperti berikut:

    

    ■ Kenderaan Bermotor

Rekod perbatuan untuk tujuan perniagaan dan persendirian hendaklah disimpan. Ianya akan

digunakan bagi pengagihan perbelanjaan antara kedua tujuan tersebut.

    ■ Premis Kedai

Sebahagian daripada kedai mungkin digunakan sebagai tempat kediaman. Jika perbelanjaan yang

dilakukan ke atas premis berkenaan mudah dikenalpasti berkaitan tempat kediaman persendirian, rekod tersebut hendaklah disimpan. Walaubagaimanapunterdapat perbelanjaan yang sukar dikenal pasti berkaitan kegunakan persendirian sahaja (seperti perbelanjaan elektik dan air). Dalam keadaan demikian, anggaran bagi kegunaan persendirian hendaklah dicatat semasa perbelanjaan tersebut direkod.

    ■ Overdraf/Pinjaman

Butiran kegunaan overdraf atau pinjaman untuk tujuan persendirian atau bukan perniagaan, termasuk pembelian syer atau harta bukan perniagaan dan ambilan untuk kegunaan persendirian, hendaklah direkod.

◆ Wang persendirian digunakan dalam perniagaan 

Rekod hendaklah dibuat bagi mana-mana wang persendirian yang dibawa masuk ke dalam perniagaan. Bukti punca wang berkenaan hendaklah disimpan (contoh: wang harta pusaka

atau menang loteri). 

Dalam kes perkongsian, wang yang dibawa masuk ataukeluar daripada perkongsian, bahagian keuntungan rakan kongsi, faedah atas modal, gaji dan manfaat lain hendaklah direkod.

Perbelanjaan untuk tujuan persendirian (contoh: yuran pendidikan anak, perbelanjaan cuti melancung sekeluarga) seharusnya direkod secara berasingan.

◆ Bayaran kontrak dan sub-kontrak 

Butir-butir lengkap kontraktor atau sub-kontraktor seperti nama, alamat, nombor kad pengenalan, jumlah dan tarikh bayaran dan jenis kerja yang dijalankan adalah perlu bagi menyokong bayaran ini.

◆ Jadual-jadual Susutnilai 

◆ Penyata Untung & Rugi dan Kunci Kira-kira 

◆ Sebarang dokumen yang mengesahkan butiran akaun 

(contohnya: kertas kerja)